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事務で使えるパソコン資格!おすすめスキルと学習方法

最終更新日:2017.06.29

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一般事務で必要なパソコンスキルを知りたい!一般事務という仕事内容から考えてみましょう!

人気の高い一般事務のお仕事。パソコンのスキルはどれくらい必要なのでしょうか

デスクワークであまり残業などもないイメージの一般事務。子供さんを持つ主婦の方や、女性に人気の職業でもあります。また一般事務は『パソコンスキルが必須』というイメージもありますよね。それでは、一般事務に必要なスキルは何があるのでしょうか。

一般事務で必要なスキルはこれ!

求人票などによく記載されている内容を見てみると、おおむね、次のようなスキルを持っていてほしいと企業側では思っているようです。

  • ・WordやExcelの基本的なスキル
  • ・パソコンの基本的なスキル
  • ・ビジネスマナー
  • ・簿記3級

基本的なスキル、とはどのようなものをいうのでしょうか。

パソコンの基本的なスキルは、電源のオン・オフの仕方はもちろん、自分のパソコンに何かトラブルがあったら直せる程度の技術は身に着けておくべきです。また、文書作成を行った後は、データとして保存してくことももちろんですが、印刷をして提出をするということもありますよね。そうなってくると、外部の保存装置の代表でもあるUSBメモリの使用方法やプリンタでの印刷の仕方、プリンタのトラブル解決方法なども知っておくと便利です。
WordやExcelの文書作成スキルで必要になってくるのは、Wordであれば学校などからもらったお便りを思い出すとよいでしょう。

文字を大きくする、形を変える、真ん中に配置するなど文字の装飾の仕方だけではなく、簡単な表を入れたり、自分の撮影した写真を入れたり、インターネットから絵を拝借して入れたりするといった内容です。
Excelであれば、SUM関数やAVERAGE関数といった基本的な関数だけではなく、IF関数やVLOOKUP関数も習得しておくと便利です。また、知っておいてほしい関数を求人票に記載している企業もありますので、それの習得は必須です。

一般事務のお仕事は文書を作成したり伝票を振り分けたりといったデスクワークが主だったもの、と考えがちですが、来客応対や電話応対も大事な仕事の一つと言えます。受付嬢を置くようなとても大きな企業であれば、最低限の接客で済むかもしれませんが、そういった会社ばかりではありません。その場合、一般事務の方が企業の窓口となって対応をする必要があります。

電話応対は苦手に感じている方が多く、また、近年は携帯電話やスマートフォンの影響で固定電話を使用したことがない人が増えています。電話の取り方、切り方、話し方など気を付ける点はたくさんあります。

簿記は経理事務に必要なスキルだと考える方が多いようですが、最近はMicrosoft Office Specialist試験(MOS試験)や日商PC検定などのWordやExcel系の資格をお持ちの方が増えたことや、社会人として最低限のお金の流れを知っているかどうかも含めて、一般事務でも簿記3級の知識を所有していることを求人票に記載している企業が増えてきています。これは、部署ごとに管理する『小口現金』と呼ばれる制度があり、自由に使える雑費の管理ができる人を欲しているのです。

事務職のスキルアップ学習方法。自分にあった習得方法を選ぼう!

日商簿記やMOSが事務向きです

WordやExcel、PowerPointなどの文書作成スキルは、アプリケーションソフトの使用方法習得にプラスして、タイピング速度の向上にも力を入れましょう。インターネット上で練習できるものもたくさんありますので、毎日5分、コツコツと練習をしていけば、早い人では3か月もすれば素早いタッチタイピング(手元を見ずに入力すること)ができるようになります。インターネットが普及したこともあり、文書作成ソフトの操作方法も図解で説明があったりと、市販のテキストを使用して覚えるよりもわかりやすかったりします。授業をインターネット配信をしているパソコンスクールなどもあります。

ビジネスマナーは、残念なことに『やって覚えていく』というのが最大の勉強となるので、一日学習したから身につくかというと少し疑問が残ります。ただ、知識として知っておくべき敬語や、電話応対でよく使用する言葉などは調べたりすることが可能です。それを知っているか知らないかで、習得できるスピードにだいぶ差がでます。

簿記の知識習得については、テキストと問題集がたいていセットで市販されていますので、そちらで勉強するとよいでしょう。ただ、就職活動を有利にするのであれば、日商簿記検定の取得を視野に入れましょう。日商簿記の平均合格率は、3級でも40%前後です。3級だから取れるだろう、という気持ちで挑むと痛い目を見る難関資格の一つでもあります。とはいえ、独学で取得することも可能ですので、自分でスケジュールを立てて計画通りに実行すれば十分に取得できます。

一般事務につきたい人は、専門的な知識よりも、多種多様な幅広い知識を習得する必要があります

特定のスキルを磨くのではなく、一般事務員に必要なのは様々なことに臨機応変に対応できるかがポイントとなります。

デスクワークも接客応対スキルも、簡単な経理の補助もできるよう準備をしておき、企業の縁の下の力持ち的存在になるのが一般事務です。人気の職種なだけあって、採用の間口はとても狭いです。その中で採用していただけるような人材になるには、やはり資格取得をして『本当にそのスキルがあるんです!』というアピールも必要になります。

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