Excelでスクロールできない

【動画付き】Excelを印刷した時に切れてしまうのを無くす対処・解消法

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2019.08.03 MOS
  • 気に入った文字の種類にした途端、文字が半分欠けていた!
  • 文章が途中でブチっと切れている!
  • 残りの文章が印刷されていない!
  • 表が途中で改行されて1行だけ2ページ目に印刷されてしまった!

など、自分の想像通りに印刷されないこと、ありますよね。
考えれば考えるほど、焦れば焦るほど、プリンターのコピー用紙の使用量も、時間もかかってしまい、気がついたら残業になってしまった…。という声も、ききます。ですがエクセルは、求人票でも「エクセルが使える人」とよく書かれているように企業でも、よく使用されるソフトの一つ。逆に使いこなして強みにしましょう!
エクセルの印刷がうまくいかない原因を解決、効率化を目指していきます!

印刷が切れる度1:画面で確認したときは問題なし!なのに文字が欠ける!?

まず、エクセルの一番上に【ファイル】、【ホーム】と書かれたボタンがあります。
これを「タブ」と呼びます。
今回は【表示】タブをクリックします。
すると、リボンと呼ばれる、一番上に表示されるツールバーの左側に<標準>や<改ページプレビュー>、<ページレイアウト>というアイコンがあります。
<標準>、<改ページプレビュー>では印刷時のレイアウトは、わかりません。
<ページレイアウト>であれば余白やページの境界線を確認できます。
よく見てみたら、ほんの少しですが、印刷時に切れている所にもこれで気づくことができます!

文字の種類を変えた途端、印刷時に切れた…。

文字のことをエクセルでは「フォント」と呼んでいます。
フォントはいろいろな種類があるのですが、種類によって文字の大きさが違います。
例えば「MS 明朝」・「MS P明朝」ではフォントの書体は一緒ですが、違いがあります。
「MS 明朝」はすべてのフォントの幅が均等になっています。なので「。」や小文字の「あいうえお、やゆよ、つ」も同じ幅で表示・印刷されます。
ですが「MS P明朝」だとフォントそれぞれ幅が設定されている上に、フォントとフォントの間を自動で詰めてくれる機能があります。
「MS 明朝」は印刷時、整列しているので見た目がきれいですが、エクセルを印刷したら、表の中からもれている、フォントが切れる場合は「MS P明朝」に変更するという方法もあります。

印刷が切れる度2:文章が、途中で切れた!?

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途中で文章が切れてしまったとき、みなさんはどうされてますか?
フォントのサイズを変えたりしていませんか?
実はフォントのサイズを変えなくても、エクセルで調整できる方法があります。

セルの幅が足りない!

エクセルは「行(横)」と「列(縦)」に四角いボックスが並んで構成されています。
この一つ一つをセルと呼びます。
セルの幅が短いと、エクセルで文字や文章が切れることがあります。
「行」や「列」の高さや幅を変更したいところにマウスのポインタを合わせると、ポインタが矢印の形から両方向の矢印に変わります。
そこでダブルクリックすると幅を自動的に調整してくれます。

列幅は変えたくない!なら…

<折り返して全体を表示する>を使用します。
<折り返して全体を表示する>は【ホーム】タブをクリック、<配置>と書かれているグループの中に<折り返して全体を表示する>のアイコンがあります。これをクリックするだけで、長い文章は自動的に文章が折り返します。

また印刷時に幅も行の高さも変えずに文字や文章を表現したいという場合は、
【ホーム】タブをクリック、<配置>と書かれているグループの右下の角に右下をさした小さな矢印があります。実はこれもアイコンでクリックすると「セルの書式設定」のダイアログボックスが表示されます。
<縮小して全体を表示する>をクリックするとチェックがつきますので、そうしたらダイアログボックスを閉じます。
フォントのサイズは縮小されてしまいますが、切れるということは防ぐことができます!

印刷が切れる度3:エクセルがきちんとページ内に収まっていない!?

1列、1行だけ次のページになっている。なんてことはありませんか。
見た目も悪いですし、資料として使う方にとっても使いづらいですね。
まずはこれを1ページにまとめる方法をお教えいたします。
【ファイル】タブ、左側のメニューの真ん中ぐらいにある<印刷>の順にクリックします。
そうすると、印刷の設定画面がでてきますので、<拡大縮小なし>をクリック、メニューの色が緑色に変わり、<シートを 1 ページに印刷>・<すべての列を 1 ページに印刷>・<すべての行を 1 ページに印刷>と書かれたメニューが出てきます。
<シートを 1 ページに印刷>をクリックすると、すべての範囲を縦横 1 枚にぴったりと収めることができます。
(でも、デメリットとして全体的に文字が小さくて、表やグラフがわかりにくくなってしまった!という場合もありますね。)
そんな時には、その下の2つのメニューの使用がおすすめです。
<すべての列を 1 ページに印刷>は列、
<すべての行を 1 ページに印刷>は行のみ
切れるのを防いでくれます。

表の内容がちょうどいいところで2ページ目になるようにしたい?

では<改ページプレビュー>を確認します。
青い点線は、「改ページ」、ページの境界を表しています。
この青い点線を自分の切り替えをしたいところまでドラッグすると、ページの中に収まります。

エクセルで、文字や表が切れて印刷されたとき まとめ

ここまで『切れる度』別にいろいろな方法をご紹介いたしました。いかがでしたでしょうか。
とくにはじめてエクセルを使用したとき、印刷でいきなり切れてしまうとどうしていいのか悩んでしまい、エクセルに苦手意識を持たれるかもしれません。
ですが、操作を繰り返しおこなっていくことで苦手意識を少しずつ克服させることができます。
苦手意識が薄くなれば、操作性も早くなり最終的には効率化につながります。
そうすることで空いた時間をほかの業務に回すこともできます。
そのためにも印刷前に<レイアウトプレビュー>で確認して、印刷ミスを減らしていきましょう!

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