Excelブック共有(ファイル共有)の設定と解除方法まとめ

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2019.08.05 MOS

チームや同じ部署内でExcelブックを同時に編集したいときってありますよね?そんなときに便利なのがExcelブックの共有です。今回はその、Excelブック(ファイル)の共有設定と、共有を解除するための方法について解説します。

Excelブック共有(エクセルファイル共有)とは?

Excelブック(エクセルファイル)の共有とは、複数のユーザーが同時にファイルを開いて操作を行うことができる状態のことです。通常ブック共有の設定をしていなければ、誰か他のユーザーが操作中は自分が同じファイルを開いて編集することはできず、エクセル画面上部に「読み取り専用」という表示が出てきます。この状態では、例え自分が操作をしたとしてもエクセルファイルの上書き保存ができません。しかしブック共有を行うと、他のユーザーが編集中でも、自分も同時に同じファイルを開き、操作することができます。そしてそのままその状態を保存することもできるので、文字通り「Excelファイルの同時編集」を行うことができるのです。最近では会社の共有フォルダやクラウド上に作成したファイルを保存しておくことは当たり前になっているので、こうしてブックの共有を行うと複数人で一緒に仕事をしながら作業ができたり、オンラインで会議を行いながら同時に同じファイルを操作することができたりして、便利な場面がたくさんあります。

Excelブック共有(エクセルファイル共有)の設定方法

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それでは早速、Excelブックの共有設定についてみていきましょう!

Excelのブック共有操作手順

  1. 1.最初にエクセルファイル(Excelブック)をダブルクリックして、アプリケーション起動。
  2. 2.立ち上がったら、Excelの上側にある、「校閲タブ」クリック。
  3. 3.「校閲タブ」の中身にアイコンボタンが表示されていることを確認。
  4. 4.帯状に並んだアイコンボタンの真ん中より右側に「ブックの共有」というアイコンがある。
  5. 5.その中から「ブックの共有」アイコンをクリックで選択。
  6. 6.「ブックの共有」ダイアログボックスがポップアップウィンドウとして表示される。
  7. 7.ダイアログボックスの「編集タブ」の中にある、「複数のユーザーによる同時編集と、ブックの結合を許可する」という説明の文章を見つけたら、この前方のチェックボックスにチェック。

共有設定の操作方法は以上です。

エクセルブック(Excelファイル)の「読み取り専用」について

ブック共有を調べていると、Excelレガシとかレガシーという言葉が出てきます。本来レガシーは遺産や遺物の意味。そこから「受け継ぐ」っていう意味も持って、Excel(エクセル)の共有等で問題となる事項を指すのだそうです。
「Excel(ファイル)ブックの共有」と似たような機能もあり、例えば、「アクセス許可」、「編集の制限」などがそうです。パスワードを知っている人だけがデータを開くことができたり、データは開けるとしても操作できるExcel(エクセル)の機能に制限をかけたり、パスワードを知っている人だけが編集できたりと、できることを「限定して」決められる機能のことです。これも複数人で共有しながらエクセルファイルを扱う際におすすめの機能です。ちなみに、パスワードを知らないと入力したり色を付けたり上書きができないという状態を、ブック(ファイル)の「読み取り専用」と言います。

エクセルファイル(Excelブック)の共有解除

Excelブック(エクセルファイル)の共有解除方法についてもご紹介します。意外とブック共有の解除方法が分からないという人は多いです。複数人で共有しながら作業する際に、そもそもブック共有の設定はいつも他の誰かがやってくれていて、気が付いたらファイルが共有されている、という人が多いようです。そのためいざ共有を解除して一人でファイルの編集を行いたいというときに、困りますよね。そこで最後に、ブック共有の解除についても解説をしていきます。

Excelブック共有解除の操作手順

  1. 1.Excelの上側にある、「校閲タブ」クリック。
  2. 2.リボンの真ん中より右側、「ブックの共有」というアイコンを確認。
  3. 3.「ブックの共有」アイコンをクリックで選択。
  4. 4.「ブックの共有」ダイアログボックスがポップアップウィンドウとして表示される。
  5. 5.ダイアログボックスの「編集タブ」の中にある、「複数のユーザーによる同時編集と、ブックの結合を許可する」というところに入っているチェックを外してオフにする。
  6. 6.下のOKボタンをクリックしダイアログボックスを閉じる。

ブック共有解除の操作は以上です。「ブックの共有」を設定する際に行った手順の逆をすれば、解除できるということですね。

Excelブックの共有と共有解除の方法まとめ

いかがでしたか?校閲タブに入っている機能は普段使わないという人も多いので、共有できるということ自体知らない人もいると思いますが、共有の操作は簡単で、覚えてしまえば作業の効率アップに繋がります。ぜひ使用してみくださいね。また、勝手にブック共有されていて、解除の方法が分からず困っている!という声もとてもよく聞きますので、そんな人も今回の内容で共有解除方法について解決できたのではないでしょうか?さっそく試してみてくださいね!

Excelブック共有(エクセルファイル共有)と解除のポイント

  1. 「校閲」タブの「ブックの共有」からブック共有を設定!
  2. ブック共有の解除は「校閲」タブの「ブックの共有」から「共有を許可する」のチェックを外す!

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