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共有設定の設定・編集・解除を行ってExcelを便利に!

最終更新日:2019.07.31

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生きてると、こんなことが出来たらいいなぁ…って思う事ってあるよね。こうなったらいいのに、もっと楽にしたいって自然に湧きあがってくるんだけど、みんなはどうなのかな?楽したいって考えることは悪いことみたいに捉えるひともいるけど、仕事をするうえでは、とっても大切な考えだとわたしは思ってます。楽したいから工夫したり失敗覚悟でチェレンジするんだと思う。

さて、ここからが本題。仕事でよくあるある話題で、何人かの上司・部下・同僚内で、ひとつのExcel(エクセル)を同じくらいの時間帯で書き足したり文字を太くしたり大きくした入り色を付けたり変更したりすることが、もしできたら。それはぜったい便利だと思うんだけどどう?

こういうのできる仕組みがあって、「Excel(エクセル)を共有」するって呼ばれてる。「編集の許可」っていう設定、そのあとに、共有する設定を中止(それか解除)できちゃう、共有設定って聞いたことある?上司・部下・同僚と力を合わせてExcelブックを見れて打ち込みや編集のあれこれ操作ができれば、ひとりでやるより何倍も何十倍も何人かでやる作業の方が効率アップ!時間短縮!目指せ定時退社!につながるはず。

Excel Book(エクセルブック)っていうのは、「共有設定」をしないと、複数名の同僚ら利用者が、同じExcel(エクセル)データに、「同時に」書込みしたいときに、その同じエクセルデータを上書きしたり書き込んだりの編集することができない仕様。「共有設定」、要はエクセル(Excel)をみんなで同時間帯に利用できる「共有設定」をしていないExcelブックを、複数の利用者がダブルクリックなんかで立ち上げると、こんなエラーメッセージがでるよ。上側のことをタイトルバーっていうんだけど、そのバー状に「使用中のファイル」と文字が「Excelブックを共有しましょう」ていう事もほぼなかったよね。あって、真ん中の本文には「○○は編集のためロックされています。読み取り専用で開いてください。」ていう読んでるだけで大丈夫かわたしのExcel操作って不安になるメッセージだよ。

では、「エラーメッセージ」を出さないためには、どうしたらいいと思う?

Excelに詳しいひとになりたいですよね?

高校や大学の授業って、ひとりでワーク問題を解いたり、分析とか集計する課題でExcelを使うことはあるけど、それって自分ひとりでする作業じゃないですか?学校の授業の中で「Excelブックを先生と生徒同士で共有して」パソコン授業をすることってほぼなかったよね。

でも、社会に出れば会社組織っていう集団でひとりだけでOK!完璧!終了って完結する仕事はほぼ皆無だと思いません?まず誰かにやったことの報告や連絡をしなきゃいけない。やったことの説明をする必要があるかもしれないし。その時に「情報の共有も出来たらいいのに…」と思う瞬間がでてくる。そこで初めて「データの共有ができたらいいのに」「でもどうやってやるの?」と考えるんじゃないなか。

特にExcel(エクセル)は仕事で使うOfficeアプリケーションソフトの代表選手。求人を見たって必要なスキルや経験ていう項目にExcelって書いてあること多くない?Excel(エクセル)を使える人っていうポジション(立ち位置)になることができたらこの先どこで働いても損はない。これから紹介していく「Excelブックの共有設定」をきっかけに、アピールできる強みにチェンジしよう!

「共有設定」を「自分のモノにする」ことに成功したら、その後は設定するだけじゃなく、解除方法も身につけようね。これでまわりのひとに共有設定が「できる」って言えそうだね。

実際に設定してみよう 「共有設定」の設定方法

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  1. 1.最初にExcel(エクセル)ブックをダブルクリックとかいつも自分がしている方法で良いので起動しよう。
  2. 2.立ち上がったら、Excelの上側にある、「校閲タブ」っていうインデックスシールみたいになっているところをクリックで選ぼう。
  3. 3.「校閲タブ」の中身にはたくさんのアイコンボタンが表示されていることを確認して。
  4. 4.帯状に並んだいっぱいあるアイコンボタンの真ん中より右側に「ブックの共有」というアイコンと文字があるよ。
  5. 5.その中から「ブックの共有」アイコンをクリックで選ぼうね。
  6. 6.「ブックの共有」ダイアログボックスがポップアップウィンドウっていう形で手前側に出てくる。
  7. 7.ダイアログボックスを見ると、「編集タブ」と「詳細設定タブ」があるよ。あったかな?
  8. 8.「編集タブ」の中にある、「複数のユーザーによる同時編集と、ブックの結合を許可する」という説明の文章を見つけたら、この前方にチェックボックスっていう四角いものがあるから、四角をクリックしてカタカナの「レ」みたいなチェックマークを入れてね。
  9. どう?この手順で設定できた?ちゃんと順序を守らないと、うまくいくこともうまくいきませんからね。どうしよう「共有設定」ができない!となっても、やる順序を見てもう一度最初からやってみて欲しい。ちゃんと自分がどのインデックスシールみたいな「タブ」や小さいイラスト「アイコン」をクリックしたのか(選択したのか)覚えて、手順を見なくてもできるようにしようね。

    共有設定のあれこれ

    ブック共有を調べていると、Excelレガシとかレガシーていう言葉が出てくる。本来レガシーは遺産や遺物の意味。そこから「受け継ぐ」っていう意味も持って、Excel(エクセル)の共有等で問題となる事項を指すんだって。なるほど勉強になります。

    「Excel(エクセル)ブックの共有」とちょっと似たような機能もあって、例えば、「アクセス許可」、そのほか例えば「編集の制限」だよ。パスワードを知っているひとだけデータを開けるとか、データは開けるけど、操作できるExcel(エクセル)の編集操作を誰でも全員できないようにしたり、パスワードを知っている人だけ編集できるとか、できることを「限定して」決められる機能なの。これも便利そうだよね。ちなみに、パスワードを知らないと入力したり色を付けたり上書きできない状態を「読み取り専用」と言ったりもするよ。

    「Excelに詳しいヒト」になるにはたくさんの機能を知って、実際に使ってみることがほんと大切。やってみると意外と簡単だったり、意外と難しかったりいろいろあると思う。「Excelに詳しいひと」になれたら、エクセル(Excel)が苦手だなと思っているひとに教えてあげて、身につけたスキルを遠慮なく披露してみよう。苦手ってひとでも誰かに教えられたら、それは間違いなく「Excelに詳しいひと」になったっていうことだね!

    共有設定の設定・編集・解除を行ってExcelを便利に! まとめ

    エクセル(Excel)の共有って面倒そうと思ってたら、思ったより短い時間で作業できちゃったね。ちなみに、解除する方法は、「ブックの共有」でやった手順の逆をすればOK。「複数のユーザーによる同時変種と、ブックの結合を許可する」を変えればいいだけだよ。カタカナの「レ」みたいなチェックマークを外して設定の変更完了。あとで手直しする「編集」も解除方法もばっちり。

    共有設定ではデメリット…あると思う?あるとすれば、ちょっとデータが重い感じ?がする。エクセルが開くまでにいつもより時間が経過しているような気が…。まあ、気がする程度だから、問題ないと思うよ!

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