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Excelでやり方の手順を知って差し込み印刷を活用しましょう!

最終更新日:2019.08.07

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ご自宅に届いていたハガキや手紙などのダイレクトメールの宛名が、ほとんどがシールに印刷されたものになっているのは皆さんご覧になったことがあるかと思います。その皆さんの元に届けられた郵便物に貼られたシール、ご自身で作ってみたことはありますか?近年では、ビジネスシーンにて電子メールでのデータの送受信をすることが多くなり郵便でのやり取りは減少してきているそうです。ハガキや手紙などの郵便を利用する人が減ってきているとのことなのですが、それでも全くなくなったということではありません。やはりまだまだ郵送でのやり取りもありますし、そんな時に1通ずつ手書きをしていたらとても時間がかかってしまいますよね。また、文字を書くのが苦手という方もいるので、そういうシーンではとても役に立つのです。筆者も過去にはどうやって作るのか疑問に思っていた時がありました。のちに分かった時、自分で作った時は感動したことを覚えています。もっと早く分かりたかったとも思ったのですが、分かれて良かったと今では思っています。

Excel差し込み印刷は様々なシーンで使える機能です!

この機能が役立つシーンをいくつか挙げてみたいと思います。まず1番はやはりダイレクトメールなどの郵送の宛名を印刷する時です。Excelのデータの送り先の一覧表さえあればすぐに大量の宛名のシールを作ることが出来ます。手書きする時にかかる時間とは比べ物にならない速さで作業を終えることが出来ます。Excelのデータがあればすぐに印刷が終わるので後はハガキなどのダイレクトメールに張って投函すれば完了です。手書きでは1日に何百通も投函することは難しいですが、これなら一気に100通でも200通でも発送してしまうことも夢じゃありません。続いて、売り上げて納品する商品の段ボールに貼るラベルの作成も出来ます。段ボールの中の数量や製品番号などを記載したラベルを一気にたくさん作ることも出来るのでそれよりもミスが出来ない梱包の業務に時間がかけられますね。ビジネスのシーンだけではなく、ご家庭でも上手に利用している人を見つけました。SNSにおしゃれな自宅を公開している人、本当によく見かけますよね。自宅のレイアウトやインテリアにこだわる人の中には自分で工夫して作る人も多いようです。例えばキッチンにおいているスパイスなどの入れ物、シャンプーやコンディショナーなどのボトル、柔軟剤や洗濯用洗剤を入れるボトルを購入します。この時にあえて模様が何もないシンプルな白や黒、一色のものを選ぶのです。もうお分かりですよね!ラベルを手作りするのです。Excelでラベルにしたいものを一覧に表にしておいて、この差し込み印刷で一気に統一したデザインで作ります。防水の素材のシールに印刷して濡れても大丈夫な仕様にしている人もいます。好みのものがないなら作ってしまおう!という考え方の人も多いようで真似したくなるアイディアやデザインをたくさん見つけることが出来ました。

Excel差し込み印刷は、覚えてしまえばあっという間に出来上がります!

綺麗に印刷されている宛名のシール、見ているだけなら簡単そうにも見えますがいざ自分で作るとなればどうやって作るの?と思う方もいらっしゃるかと思います。手順を覚えてしまえば宛名だけでなく納品の時の段ボール用のシールもおしゃれなラベルシールもご自身でお好きなものが作れるようになると思います。どのようなシールを作る時でも手順は一緒ですので、ぜひ作ってみてください!まずは、シールにして使いたいものの一覧表をExcelにて作っていきます。例えば、お客様にダイレクトメールを郵送したいということを前提にして説明をさせていただきます。すでにExcelで顧客リストを作っているのであればそれを使いましょう。ただ、少し編集が必要な場合がある可能性もありますので、コピーをするなどして元々あるデータとは別なものにしておいた方が良いかも知れないです。もし編集が必要な場合、編集して上書き保存してしまい業務に差し支えるかも知れないのでコピーであれば編集も自由で元々のデータを気にしなくても大丈夫です。今回必要なのはお客様の郵便番号・住所・氏名ですが、Excelのデータに少し気をつける必要があります。各項目をセルに小分けにしている場合はある程度は一緒にした方が良いです。例えば苗字と名前を分けていたり、住所を都道府県と市町村とそれ以降の部分でと分けていたりするのであれば、もう少し大きい区切りで都道府県と市町村、それ以降の部分とセル2つくらいで分けるようにすると良いです。あまり小分けに入力しているとシール(ラベル)にする時に少し大変ですので、印刷をする前に直しておきましょう。

Excel差し込み印刷ができる状態まで操作をしていきます!

Excelの一覧表が出来ているのなら次にプリントしていくのでWordへ場所を移ります。そして差し込み文書を選んでクリック、その次にアイコンの中から「差し込み印刷の開始」を探してクリックして、さらにメニューの中から今回はラベルを作りたいので「ラベル」と順番にクリックをしていきます。

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プリンターとラベルの大きさの設定をするためのオプションが出てきます。買ってきてあるラベルのシールを見て、その販売元のメーカーの名前と製品の番号を探して選んでいきます。選び終わると、まっさらだった用紙に点線が現われてラベルのサイズを教えてくれるようになります。

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さらに続けて、宛名を入れていくのでここでExcelを使って一覧表にした顧客のデータを使って操作をしていきます。宛先の選択をして作っておいた一覧表を選んでいきます。

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この操作をした時にシートが複数出てきている時はその時に必要なものをクリックしてからOKをクリックしてくださいね。

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OKをすると一覧表の中身が出てくるようになっているので、もしも印刷が必要のない相手が居たときはチェックをなくしておきます。

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タブ「デザイン」をクリックして、立て続けに差し込みフィールドの操作も行っていきます。郵便番号や住所、送る相手の名前などを入れていきます。これらを入れていく時は、〒の記号や敬称を入力することをお忘れなくしていきましょう。入力が出来たのなら、アイコンの中から「複数ラベルに反映」を探してクリックです。そうすれば、全部のか所にプリントする事項が入っていきます。他の所にも正しく中身が反映されているようであれば、
プレビューにて最終形態を見てみます。中に入力してある名前などを配置している場所は大丈夫なのか、文字のフォントや大きさなど、本物のサイズに合わせた状態にして作っているのでバランスも確認しやすいと思います。ちなみに配置ですが、あまり枠線に近いところにあるとたまに見切れます。大丈夫なようであれば、プリントしてハガキなどのダイレクトメールに貼り投函していきましょう。

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Excelでやり方の手順を知って差し込み印刷を活用しましょう! まとめ

手順こそ長いのですが、覚えておくと役に立つものだと思います。ましてやExcelのデータも一緒に使って出来るので顧客の管理やデータの管理などはExcelでやっておくとその都度で一覧表を作らなくても良いので効率はさらにアップしていけると思います。慣れてくればよりデザインや配置にもこだわったものが作れるようになりますし、SNSでもはやりのおしゃれなラベルだって自分の好きなデザインで統一感を出したものが作れるようになれますよ。過去にはExcelにも差し込み印刷の機能がついていましたが、2013からはそのサポートはなくなってしまったので、Excelのデータを元にWordでやる方法を紹介させていただきました。手書きの方が気持ちも込められて好きだという方もたくさん居ますし、これまで使っていなかったという方も多いようですが、利用してみる価値ありだと思います。筆者は覚えてしまってからは断然こちらをたくさん使うようになりました。相手に渡るものなので手書きにしてもプリントするにしても綺麗なものを送りたいですね。

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