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表の作り方~Excel見やすい表のテクニックと編集方法~

最終更新日:2019.08.29

表の作り方~Excel見やすい表のテクニックと編集方法~

「Excel(エクセル)といえば表を作るソフト。そして仕事上で最もよく使われているパソコンのアプリケーションはExcel(エクセル)。」ということに異論を唱える人は少ないのではないでしょうか?
Excel(エクセル)の機能をいっぱい知っているのに表は見づらい、逆に簡単な機能しか使っていないのにとても見やすい表を作る人という人もいます。この違いは、Excel(エクセル)を見やすい表にする作り方のテクニックにあるのです。
今回は、Excel(エクセル)の表に一工夫加えることで見やすく、説得力のある資料に変えるテクニックを紹介します。

Excel表の作り方 ポイント1 行の高さを調整して見やすい余白をとる

Wordで作られた表はExcelで作成した表より見た目が美しいと感じたことはありませんか?ワードを日常よく使っている人は無意識に使っていますが、ワードは基本の設定のままで、程よいバランスの余白や文字数が設定されていますし、画面で見える状態のままで印刷されます。
なのでワードで表を挿入しても程よいバランスのものが出来上がります(このバランスを変更するには、ある程度の知識が必要になりますよね)。これに比べ、Excel(エクセル)で作成した表は何となく窮屈に感じませんか?エクセルの得意分野は必要なデータを導き出すことであり、どのようなレイアウトで表示、印刷するかはあとで設定するのです。表が見やすいかどうかは後回しなわけです。
より見やすい表にするポイント1は、ワードとの違いを探ることです。まず初めに気づくのは文字と罫線との間の余白です。(ワードでは行の高さの基本設定が最小値になっていてこれが程よいバランスの原因だったんですね。)では、Excel(エクセル)でも近い設定にしてみましょう。エクセルのフォントサイズは基本設定(デフォルト)で「11」になっています。行の高さはデフォルトで「13.5」になっています。(行番号を右クリックすることで確認・変更できます)これを「18」にしてみてください。すっきりと見やすくなるはずです。必要に応じて高さを変更してください。見やすい表にするコツは、高さは勘に頼らず、数値で設定することです。行ごとに微妙に違った高さの表は、見やすい表にはなりません。

Excel表の作り方 ポイント2 見やすい表は色使いで差をつける

表の作り方~Excel見やすい表のテクニックと編集方法~
Excel(エクセル)の表でフォントやセルに色を設定している人は意外と少ないようです。セルに色設定をしない原因には二つのパターンがあるようです。一つは昔から色を付けることは考えてもいなかった人、もう一つは色を使った表で見やすい表に巡り合わなかった人です。以前はパレットに表示される色に原色系が多くどぎつい印象を与えていました。今は「テーマ」というメニューが加わり品の良い組み合わせをいろいろ選ぶことができます。とはいえなかなか見やすい表は見かけませんね。原因は色数が多すぎることにあるようです。見やすい表にするコツは色を3色以内に抑えること。タイトルなど特に強調するセルと、一覧表の中では同系色で濃淡の組み合わせると品良くまとまります。ホームタブにある「テーブルとして書式設定」にはいくつかのパターンがあるので参考にします。ホームタブの「配色」を変更することで豊富な組み合わせが確認できます。びっくりする配色もありますが、好みのものを探してみましょう。
もう一つ見やすい表にするコツを紹介します。それは「濃い色の背景に白い字」(白抜き)です。パソコンの白抜きは大変インパクトがあります。一覧表のタイトル行に使うとちょっと幸せな仕上がりになります。その際プリンターによっては字がつぶれがちなので太字にするのもコツです。

Excel表の作り方 ポイント3 見やすい表のテクニックは「セルの書式設定」の機能を熟知すること

Excel 見やすい表を作る最後のテクニックとして、「セルの書式設定」のダイアログボックスを活用することで解決する内容が多くあります。起動するにはセルの中で右クリックするか、ホームタブの各グループの右下にある矢印のマーク(正式名称はダイアログボックス起動ツールと言います)をクリックすることで起動します。頻繁に使う人はショートカットキー「Ctrl+1」を覚えておくと便利です。大切な機能がぎっしり詰まっていますが、ここでは配置のタブでの設定をしてみましょう。リボンに表示されているコマンドのボタン以外の設定がいろいろできますので、時間のある時に内容を確認しておくといざという時に活用できます。
特に左詰め(インデント)を使用して階層のある項目では項目ごとにインデント数を整えることですっきりと美しい表に仕上がります。
「結合して中央揃え」をよく使う方は、均等割り付け(インデント)で「前後にスペースを入れる」にチェックを入れた時の配置やセルを「選択範囲内で中央」との違いを確認しておくのもよいでしょう。

Excelで見やすい表を作るテクニックのまとめ

見やすいExcel表に仕上げるためのポイントをいくつか紹介しました。
Excel(エクセル)は自分だけが解ればよいものもありますが、仕事で使う大半の資料は、他の人にも見てもらうものです。表計算で数値を算出するだけでなく、如何に分かりやすくExcel表を見せるかにかかっています。
紹介した以外にも、Excelで見やすい表を作るテクニックには罫線や表示形式、グラフの作成など多くの要素があります。いろいろなテキストを見ながら学習していくのも一つですが、美しいExcel 表を多く見て書式を真似て作ることが近道にもなります。
「学ぶ」とは「まねぶ」という言葉から始まったと聞いたことがあります。これも納得ですね。
是非見た人が感心する見やすいExcel表を作成してください。

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