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Excelの困った!データをメールの内容に貼り付けしたい!

最終更新日:2019.08.30

Excelの困った!データをメールの内容に貼り付けしたい!

[Word]や≪Excel(エクセル)≫は企業で多く使われているソフトの一つです。
なので、企業同士で「じゃあ、やり取りは≪Excel(エクセル)≫でしましょう!」といわれることも少なくないのですが…
あれ?≪Excel(エクセル)≫のデータってどうやって送るの?となってしまいます。
社内であれば、USB、または社内サーバーで管理しているのであれば、サーバーの場所のURLを送るだけで済みますが、外部となればそうはいきません。
[Dropbox]、[Googleドライブ]、[Yahooボックス]…方法は色々あるのですが、もし相手が
[Dropbox]?
[Googleドライブ]??
[Yahooボックス]???
だったらどうでしょうか。
しかも急ぎだったら、使い方から説明している時間はありませんし、逆にめんどくさがって「もっと簡単な方法はないの!?」と怒り出すかもしれません。
そこで一番身近な”メール”機能を使ってみます。

≪Excel≫から直接”メール”へペタッ!

コピー、貼り付けで”メール”の本文に直接貼ると…

まずは[Outlook]の”メール”ソフトを使用してやってみます。
≪Excel(エクセル)≫で作成した表や文をコピーします。
次に[Outlook]を立ち上げ、「ホーム」タブから『新しい電子メール』、『返信』、『全員に返信』、または『転送』をマウスでポチッ。
『新しいメール』の『ダイアログボックス』が出現したら、”メール”の本文に
貼り付けます。
ところが…Excelの表の内容のみ貼り付けになってしまう場合が!
原因は”メール”ソフトの書式設定。
「書式設定」タブをクリック。『HTML』、『リッチテキスト』でなく『テキスト』になっていないでしょうか。
『テキスト』だと表の書式設定が反映されないです。
またセルの幅は若干≪Excel(エクセル)≫と違うため、表を貼り付けた場合は微調整が必要になってしまします。
グラフも同じように幅が違うため、拡大縮小する必要があります。
ただ、この方法だと、いくら自分で『HTML』、『リッチテキスト』にしていても、相手が「書式設定」を『テキスト』にしていたら、読み込ませることは出来ません。自分ではきれいに書式設定して貼り付けたつもりでも、相手に届いたら文章はガタガタ。書式も設定されていないので、非常にみにくいメールが届くことになります。
ただ、迷惑メールの対策の一環としてHTML形式にしていない方もいらっしゃるので、そこは注意する必要があります。

瞬時に”メール”に≪Excel≫データを送る

Excelの困った!データをメールの内容に貼り付けしたい!
書きかけの≪Excel(エクセル)≫データをすぐ送らなければならない時は、どうでしょうか。
貼り付けて、幅を微調整してなんてゆっくりやっていたら、待っている相手はいらだってしまいます。
Excelで「ファイル」タブの共有をクリックします。
左側のメニューのなかの『共有』をクリックしてみましょう。
もしここでブックに名前を付けていなかった場合は、名前を付けておきましょう。
名前を付けなくても送れるのは送れるんですが、相手にはBook1という名前でデータが届きます。
Book1なんて名前のデータを送ったら、迷惑メールの添付データみたいですね。
ここでは『電子メール』を選択し、『添付ファイルとして送信』を選びます。
そうすると既定のメールソフトが起動して、添付ファイルとして≪Excel(エクセル)≫データが添付されます。
直接相手が≪Excel(エクセル)≫データを編集するなら今の方法ですが、書式が崩れる恐れがある場合であれば『PDFとして送信』を選んでください。
例えば最近元号が変わりましたが、相手が≪Excel(エクセル)≫のソフトの更新をしていないと表示形式をいくら設定しても平成31年のままです…。
更新していれば令和1年ですが、表示形式をユーザー設定で設定すれば令和元年にすることも可能です。
ですが、いくら自分のパソコンで令和になっていても、開いた途端、平成31年になってしまうので、そんな時はPDFで送ったほうがいいですね。

”メール”のソフトから≪Excel≫のデータを貼り付け

[Outlook]編① ≪Excel≫のデータを”メール”に添付

[Outlook]を起動します。
『新しい電子メール』、『返信』、『全員に返信』、または『転送』をクリックしたら、「ツールの作成[メッセージ]タブ」の 『ファイルの添付』をクリック。
≪Excel≫のデータのある場所を選択、≪Excel≫のデータを選択します。
これで添付データとして相手に送ることができます。

[Outlook]編② ≪Excel≫のデータを”メール”にリンクで貼り付け

[OneDrive]上でデータを共有している場合に限りますが、[OneDrive]上のファイルの場所=リンクの場所を本文内に貼り付ける手もあります。
リンクで貼り付けた場合、≪Excel≫のデータ量はメールに反映されないので、メールの添付データ容量を超えずに済みます。
一般的には3MBが限度です。
シートがたくさんあるようなデータを送るときには有効な方法の一つですね。

[Outlook]編③ ただ貼り付けるだけではだめ!≪Excel≫を編集可能にするなら形式を選択

[Outlook]を起動し、『新しい電子メール』、『返信』、『全員に返信』、または『転送』をクリックするところまでは、さきほどと同じです。
次に≪Excel≫で、セル範囲を選び、コピーします。
[Outlook]に戻り、「メッセージ」タブの『貼り付け』の『▼』をクリック、『形式を選択して貼り付け』をポチッとします。
ダイアログボックスが出てきたら、『Microsoft Excelワークシートオブジェクト』、そのあと『OK』をクリック。
編集したいときはダブルクリックすると≪Excel≫が出てきて、内容を再編集できます。

≪Excel≫で”メール”のデータを【貼り付け】! カスタマイズの設定方法 まとめ

色々説明しましたが、”メール”にデータを貼り付ける時点で、自分が見やすいというよりは相手が見やすいようにいかにカスタマイズするかがポイントです。
自分で確認した見た目がOKでも、相手のパソコンの環境次第ですね。
また、メール本文に貼り付ける際、今回紹介した[Outlook]のほかに[Gmail]もあります。
[Gmail]はスマホで見れるだけでなく、Webメールという形でWebブラウザ上で作成することもできます。
また貼り付けるデータも[Outlook]同様、表だけでなくグラフや画像なども貼り付けることができるんです。罫線や書式まで反映できるなら、スケジュールなどを送ることもできますね。
メールの本文に貼り付けるか、添付にするかは相手が編集するかどうかになりますが、ぜひトライしてみてください。

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