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ExcelをWordに変換して仕事をスムーズにより効率的にしよう

最終更新日:2019.09.04

ExcelをWordに変換して仕事をスムーズにより効率的にしよう

 
 今や、毎日のお仕事でパソコンを使わない日はない、というほど、お仕事でのパソコンの重要性が高くなってきました。特に、Word(ワード)やExcel(エクセル)、Power Point(パワーポイント)といったMicrosoft Office(マイクロソフト オフィス)のソフトが使いこなせる事が、社会人としての必須スキルとなりつつありますよね。これらを効率的に使える事で、業務を効率的にこなせるかが大きく変わってくるのです。
実はこれらは、同じOffice製品の一つである事もあって、異なるソフト間でも相互にデータの変換やコピー貼りつけができる等、互換性に優れているという特徴もあります。つまり、一つ書類を作れれば、他のソフトにも流用しながら書類の作成が楽にできちゃう、という事なのですが、意外とご存じの方が少ないんですよね・・・
 今回は、WordとExcelで相互に変換する方法をご紹介しますので、書類を効率よく作成できるよう、しっかりマスターしましょう!

WordとExcelは何に使う?使い分けでお仕事をより効率的に、スムーズに!

 これから、Word(ワード)とExcel(エクセル)の間で変換をしたい時の操作法をお伝えしていくのですが、そもそも、どういう時に変換すれば最大限に便利に、効率化できるのでしょうか?
事務のお仕事では、WordとExcelは必ず使うソフトですよね。ただ、普段は特に意識する事なく、何気なくソフトを選択して使っている方も多いのではないでしょうか。作成する書類によってソフトを選択する事ができれば、業務の効率化を図る事ができるはず!という事で、まずはそれぞれのソフトの特徴と使い道を理解して、正しく選択ができるようになりましょう!

特徴と主な機能
Word
  • 青い!
  • 主に契約書、レポート、マニュアル、論文等に使われる
  • 実際の書類のような見た目で編集と印刷ができる
  • 目次や参考資料、脚注等、長文の機能が充実
  • 見出し機能で文書を構造化できる
  • 文章校正機能が充実
Excel
  • 緑!
  • 見積書、請求書、明細書、売上分析、顧客リスト等に使われる
  • 数値を扱うのに適している
  • セルと呼ばれるマス目で方眼紙状にできているので計算に便利
  • データの集計、分析機能が充実
  • 関数を使えるので計算がカンタン!

 まとめると、Word(ワード)は文字が中心となる文書の作成、Excel(エクセル)は数字とその集計、分析を行いたい時に使うと便利という事ができます。

ExcelのブックをWord文書に変換する時ってどんな時?

 ExcelのデータをWordで開けるように変換したい時とは、どのような時なのでしょうか。Wordでも表やグラフを作る事は出来るのですが、表計算機能が充実していないので、関数等を使って複雑な計算をするのはちょっと苦手なんです。複雑な計算ならExcelの得意技。こちらで作ったデータを流用出来るなら、慣れない操作に手間取ることなく、スムーズに書類を作ることができそうですね!
 しかし実は、ExcelのブックからWordの文書への変換機能というのは存在しないのです・・・『え?できないの?』と思われたかもしれませんが、データ単位で作業を行えば、Wordでも扱えるようになるどころか、さらに使い勝手よくできちゃうんです!

  1. ①コピー&貼りつけを使うやり方
  2. ・コピー元(Excel)で、データを選択し、Ctrl+C!(コピー出来ます)
    ・コピー先(Word)に切り替え、貼りつけしたい位置でCtrl+V!(貼りつけ出来ます)
    ※『貼りつけオプション』で種類を選ぶ(Excelを残すなら『元の書式を保持』、Wordの設定を使うなら『貼り付け先のスタイルを使用』を選ぶ!)

  3. ②リンク貼りつけを使うやり方
  4. ・貼りつけしたい部分を選び、Ctrl+C!
    ・Wordに切り替え、『貼り付けオプション』から『リンク(元の書式を保持)』を選択する
     リンク貼りつけをしておけば、もとのデータを編集した場合、貼りつけた先のデータも連動して変更になっているので便利です!

Word文書をExcelで開けるように変換する時ってどんな時?

ExcelをWordに変換して仕事をスムーズにより効率的にしよう
 今度は逆のパターンをやってみましょう!最初は資料用に、と、Wordで簡易的な表を作っていましたが、もっと多くの数字を使ったり、関数を使った計算、データ分析等を行いたくなったり、という時などは、扱いきれなくなるので、Excelで編集できるようにすれば、数値を扱う機能をより充実して使うことができます。

  1. ①Wordファイルを開き、『名前をつけて保存』から、Webページ形式(.html)で保存
  2. ②Excelで保存したHTMLファイルを開き、レイアウト等を調整し、ブック形式で保存

大きくレイアウトが崩れることもなく、ほとんどはもとのレイアウトを保ってくれるため、貼りつけした後も修正等がカンタンに出来るという嬉しいポイントもありますよ!

これは、Excelから、Wordから、どちらからでも出来る機能なのですが、PDF形式に保存、というやり方もあります。

  • ①変換したいファイルを『名前をつけて保存』で、PDF形式(.pdf)で保存
  • ②開きたいアプリケーションでPDFファイルを開き、変換したい形式で保存
  •  PDF形式はアプリケーションのバージョンに依存しないので、ある種安全なやり方とも言えますので、ぜひ試してみてください!

    ExcelをWordに変換して仕事をスムーズにより効率的にしよう まとめ

     いかがでしたか?この記事では、Excel(エクセル)で作ったデータをWord(ワード)に変換する方法をお伝えしました。実は、ファイル丸ごとを変換できる機能はないのですが、個別のデータ単位で貼りつければ、もしかするとこちらの方が効率的で、スムーズで、よりお仕事に使えるかもしれません。アプリケーションが違っていても、カンタンに相互のデータ交換や変換ができる機能はあるんです。それぞれの特徴を理解し、使い分けることで、より便利になっていきます。
    普段から何気なく使うのではなく、仕事の効率化についてもっと貪欲になっていきましょう!

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