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Excelのテンプレートを使った在庫の管理の仕方や管理方法

最終更新日:2019.09.09

Excelやテンプレートを使った在庫の管理の仕方や管理方法

Excel(エクセル)のテンプレートってご存知ですか?
例えば在庫の管理表や勤務表などを1から作成しなければならいない場合に表のフォーマットや書式、計算式などが最初からつくられている便利なひな型のことを指します。テンプレート自体はWordやPowerpointなどオフィスソフト全般に用意されております。インターネットからダウンロードしてExcel(エクセル)に入れて使うこともできますし、自分でExcel テンプレートを作って登録することもできます。この記事ではExcelテンプレートを生かしてカスタマイズして在庫の管理の仕方や管理する方法について説明、紹介をしていきます!

Excelの便利なテンプレートを使ってみましょう!

では実際に使いながら説明していきますね。
若干バージョンによって違いはあるものの、基本的な操作は一緒です。
最初にパソコンがインターネットがつながっているかを確認してください。

テンプレートダウンロード方法

  1. ①エクセルを立ち上げる。
  2. エクセルのショートカットなどをダブルクリックしてを立ち上げると新規作成の画面になります。普段はここから「新規」を押して白紙のワークシートを出すのですが、今回はテンプレートを使います。
    をクリックします。
    様々な『おすすめテンプレート」がでてきます。今回は在庫のを管理する表が欲しいので検索をかけます。

  3. ②テンプレートを検索する。
  4. 検索バーに『在庫の』と入力してEnterキーを押します。在庫ので検索をかけると在庫のに関係するテンプレートの候補がでてきます。様々なものがあるので目的にあっていそうなものを選ぶようにしましょう。

  5. ③テンプレートを選んで使う。
  6. 今回は候補一覧の中から『再発注が強調された在庫のリスト』を選びます。(※このテンプレートは2019年7月現在提供されているものであり、今後提供廃止になる可能性もあります。)『再発注が強調された在庫のリスト』をクリックして『作成』をクリックします。そうしますと最初から表の体裁が整えられているリストをダウンロードすることができます。

テンプレートの使い方

データを見ると『在庫のID』『名前』「説明」『在庫の数量』『在庫の評価額』『再発注点』『再発注品目の調達期間 (日単位)』『再発注品目の数量』『取り扱い中止?』とリストの見出し項目が設定されていることがわかります。この見出し項目から必要がないと思うものは消して構いません。今回はこのまま説明をしていきます。
表全体で言えば最初からテーブルという設定がされていることがわかります。このテーブルという設定は条件を設定して目的のデータを抽出したり、集計したりすることが便利な機能が備わっている設定になります。
また、H4の『在庫のの評価額』の列をクリックするとすでに“=[@単価]*[@在庫のの数量]”という計算の式が設定されているのがわかります。ですので単価に金額を、在庫のの数量に数を入れると自動的に計算されて結果が表示されます。それに『在庫のの数量』が『再発注点』よりも少なければその項目のセルの背景がグレーから薄いクリーム色に変化するように作られております。色によって在庫のの有無、発注すべきものなのかどうかを判別できるように作られております。L4の『取扱中止?』の列に文字を入れるとこれもセルの背景がグレーに変化することがわかります。そしてこのような全体的な在庫の発注に関わる設定をするのかしないのかもテンプレート上部にあるF1の『再発注品目を強調表示しますか?』というセルの隣に「はい」と設定されており、このドロップダウンリストを『いいえ』に変化させると一切の設定がなくなります。
このようにテンプレートとは最初から様々な便利な機能が備わっているものであり、自分の目的に沿ったものを選ぶと手間がかなり軽減されると思います。このシートを1から自分で作成すると思うとこれを作るだけで1日以上かかってしまうと思う方もいらっしゃるかもしれませんね。ぜひ活用してみましょう。

Excelのテンプレート活用時の注意点

Excelのテンプレート活用時の注意点
この在庫の管理に使える便利なテンプレートですが、ちょっとだけ注意点があります。その解説をしていきます。

ずっと継続的にテンプレートがダウンロードできるとは限らない

この便利なExcelテンプレートですが、少し落とし穴があります。ずっと同じExcelテンプレートがあるとは限らないのです。この初期設定でインターネットからダウンロードするExcelテンプレートはマイクロソフトが提供しているものになります。なのでマイクロソフトが提供を止めたらダウンロードできません。すでにダウンロードしてあるもので活用をしていればそのまま使っていくことは可能なのですが、新たに取得することができなくなります。名前だけ変わって中身はほぼ一緒というケースもあるのですが、全くなくなってしまうこともあります。使えると思ったExcel テンプレートは早めにダウンロードしておいてパソコンの中に保存しておくほうが無難と言えます。

すでに入っているテンプレートの計算の式を消してしまう

当然ながら在庫の管理などに使えるExcelテンプレートには先ほど記載した通り最初から計算の式が入っております。計算の結果表面上数字が入っているだけでセルの中身が計算式だったり、関数だったりするわけです。ダウンロードしていざ使おうと思った時に最初から入っている数字を消そうと思って計算の式を消してしまうということがあります。せっかく楽に計算をしてくれる式を消してしまったらExcelテンプレートを使う意味がなくなってしまいます。
セルに計算の式が入っているのか数字が入っているのかを見分けるポイント、つまり消してよいセルなのか消してはいけないセルなのかを見分けるポイントは『数式バー』です。数式バーは上部にある細長いウインドのことです。ここを見てみましょう。対象のセルを選ぶと数式バーに数字であればそのままの数字がでますが、計算の式であった場合、数字がでているのではなくそのまま計算の式がでます。その意味がわかる人はもしかしたら消してもいいという判断をするかもしれませんが、意味がわからなければ触らないほうがよいと思います。最初から入っているものは必要だから入っているわけなのであまりいじらないでなるべくそのまま使うのが無難だと思います。

Excelやテンプレートを使った在庫の管理の仕方や管理方法 まとめ

このように最初から便利に用意されているExcel(エクセル)テンプレートを上手に活用できれば、業務効率をあげられるかもしれませんね。ぜひ活用してみてくださいね。

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