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蔵書管理をExcelで簡単に!データ化、システム化をしてみよう

最終更新日:2019.09.12

蔵書管理をExcelで簡単に!データ化、システム化をしてみよう

県や市、大学の図書館に行くと必ず本の検索の端末があって、そこで、探している本の名前、著者とか探している項目を入力すると、どこの棚に探している本があるのか位置を教えてくれたり、著者や出版された年、概略などが簡単に表示されます。
また大きな本屋さんでは、タグが付いており、会計されていない本がゲートをくぐるとすぐに万引き防止で店内にお知らせが行ったり、在庫が少なくなってくれば、発注担当者に連絡がいき、倉庫に在庫確認、発注という流れになっています。
ところが企業の資料管理や、端末を導入するほどでない規模の図書館では、“蔵書管理”は難しいもの。
管理されておらず、雑然と並んでいることが多いです。
でもいつまでも整理できていないと、
あの資料どこ?
ということになりますので、この機会に“蔵書管理”をしていきましょう!

“蔵書管理”に必要なこと!“データ化”をして必要なデータを抽出!

まずは“蔵書管理”を≪Excel(エクセル)≫で“データ化”する前に、やること。
それは…
通しで番号を付ける!
あいうえお順で管理すると、本や資料が入ってくるたびに入れ替えになり、資料の場合、出版日から管理すると分類がバラバラになるという悪循環。
それであれば、まずは分類をしてからあいうえお順または出版日などでExcel管理しましょう!
例えば経営に関する蔵書なら「K0001」などつけます。
3桁だと企業であっても、創立が古い会社なら簡単に3桁越えの書類の数がありますから、4桁以上の番号をお勧めします。
また番号を本に、ペンで直接本の背表紙に書くのは、やめましょう。
水性は…特に…すすめません。
タイトルが見えなくなるばかりか、汚れてくると汚くなってしまいます。
かといってテプラで1個ずつラベルを作るのは大変です。
そんな時は[Word]の差し込み印刷を使うのも手ですが、≪Excel(エクセル)≫でラベルの大きさをセルの大きさと合わせてしまえば作成も簡単です。
ラベルは電気屋さんやネット、書店で売っています。
買ってきたら≪Excel≫でラベルのサイズに合わせたシートを作製しましょう!
≪Excel≫の「表示」タブをクリックします。
『ページレイアウト』をクリックし、表示を切り替えましょう。
つぎに「ホーム」タブをポチッ。
リボンの『書式』をクリックしたら、「行の高さ」、「列の幅」のメニューが記載されていますので、そこをクリックし、数値を入力すれば、ラベルと同じ幅で作成できます。

≪Excel≫の『ルーラー』使っちゃダメなの?

≪Excel(エクセル)≫には『ルーラー』の機能があり、行・列の境界線を右クリック、そこでも行・列の幅や高さは変更できます。
ところが単位は記載されていませんが、ここでの単位はポイント、文字に合わせた単位になってるんです。逆算して数値を出すのは大変なので、『ページレイアウト』からの数値入力をお勧めします。

≪Excel≫で“システム化”!簡単にデータをフィルタリング!

では本に通し番号を付けたら、いよいよ入力していきます。
必要な項目は

  • 通し番号
  • 本のタイトル
  • 冊数
  • 本の分野 ※蔵書が大量にある場合は分けておいた方が仕分けしやすいです。
  • 本を借りた人
  • 貸出日
  • 返却日
  • 返却の完了確認

ぐらいでしょうか。
項目を行で入力したら、各項目のデータを入力します。

もしあなたが本屋さんで在庫が少なくなってきたときの管理もしたいのなら、

  • 注文日
  • 入荷日

も入力しておくと便利です。

Excelの“蔵書管理”入力で、だれが入力しても同じように表示させたい!“システム化”の第一歩目

ここで問題なのですが、皆さんが日付を入力するとき、どのように入力しますか?
2019/5/1、2019年5月1日、令和1年5月1日、令和1年5月1日(水)…
入力担当が一人とは限りません。
表示形式を揃えて、見た目を統一していきましょう。
使うのは『セルの表示形式』!
「ホーム」タブからの設定でカンタンに設定できます。
リボンの『数値』の詳細設定、右クリック→『セルの表示形式』、『Ctrl』+『1』で、まずは『セルの表示形式』のダイアログボックスを出します。
「表示形式」タブをクリック、『分類』を日付に合わせます。
カレンダーの種類を『グレゴリオ暦』(西暦のことです…)、『西暦』から選び、表示させたい形式を選んで終わりです。
ただ一覧にない、それ以外の形式の時は『分類』を『ユーザー定義』にします。
yyyy 西暦
ggg 年号
ee 和暦 ※令和は令和1年で表示になります。
m 月
d 日
そして曜日は2種類表記があり、仮に月曜日なら【aaa】が月、【aaaa】が月曜日なります。
仮に、5月1日(水)と表示したいならm月d日(aaa)となります。
これでだれが入力しても同じように表記されます。

≪Excel≫の一歩進んだ“蔵書管理”の“システム化”

蔵書管理をExcelで簡単に!データ化、システム化をしてみよう
“データ化”が進むにつれ、今度はそのデータを活用できるようになる必要があります。
そのためにも誰が入力しても簡単に入力できるよう≪Excel(エクセル)≫の『入力規則』を使用していきます。
「データ」タブの『データの入力規則』をポチッとします。
『設定』の『入力値の種類』は初期設定では『すべての値』になっていますが、リストから『リスト』を選択します。
返却の完了確認の項目であれば『元の値』に【返却済み,貸出中】(カッコは入力しないでください。カンマは半角です。)と入力しておくことで、入力時、ドロップダウンリストから【返却済み】、【貸出中】のいずれから選択できるようになります。
また、データも多くなると全部表示していては検索が大変です。
まずは、誰がやっても同じにするためにさらにフィルターをかけていきます。
項目の行を選択して、「データ」タブの『フィルター』をクリック。
項目に▼のアイコンがつきます。
そうしたら、ほしい情報の項目の▼をクリック!
まずは『すべて選択』のチェックを外してください。
※そうしないとチェックを1個ずつ解除しなくてはならなくなります…。
ほしい情報のチェックボックスをポチッとします。
同じ項目であれば、チェックを増やせば絞り込む項目を増やせますね。
あとは『OK』だけで、情報を抽出することができます。

抽出だけでなく、条件の項目を目立たせたい!?

太字や背景色を毎回つけていては大変です。
例えば【返却日】が今日の日付を過ぎていた!
大変ですね!
該当の行を強調させます。
≪Excel(エクセル)≫のどこかに【=TODAY()】と入力しておきます。
これは今日の日付を表す関数です。
では項目以外のデータが入力されている箇所を全選択しておきます。
「ホーム」タブの『条件付き書式』をクリック、「新しいルール」をポチッとします。
【=TODAY()】を入力した箇所がA1、最初のデータの行で、【返却日】が入っているセルがD5だったとします。
【=$D5<=$A$1】と入力します。 A1を絶対参照(F4キーを1回押す)、この場所を固定することで、オートフィルの際、場所がずれることをふせぎます。 D5は複合参照(F4キーを3回押す)で列を固定しているので、条件を満たす場合、5行目から最後のデータを入力しているすべてのセル、行全体に対し、書式が適用されるので、行全体に色がつくことになります。 これなら返却が遅れている人にもすぐ連絡できますね。

≪Excel≫で簡単に“蔵書管理”! カスタマイズのテクニック まとめ

“蔵書管理”は最初は仕分けするのが大変ですが、一度仕分けしてしまえば、本がいまどんな状況なのかすぐに確認することができます。
≪Excel(エクセル)≫での“蔵書管理”は条件を付ければ、さらに管理しやすくなります。
ちなみに“蔵書管理”でお勧めの項目では、もし古い本や資料で貸し出しはないけれど、書庫にしまっている場合などでしたら、保管場所の記載と条件付き書式などで色を付けておくとさらに便利です。
『フィルター』には実は『色フィルター』という項目があります。
『フィルター』の▼をクリックし、『色フィルター』をポチッとします。
そうすると、色がリストアップされるのでその中から選ぶだけで、色別で分けることもできるんです。
“蔵書管理”どうしようと思ったら、≪Excel≫をぜひ利用してみましょう!

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