Excelを使用していて図形の位置がずれてしまう時の対処法

ドロップダウンリストを使いこなすExcelの基本と応用テクニック

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2020.01.16 MOS

最近は、お仕事の事務作業など、Excelを使う機会が急増しているのではないでしょうか。実は、書類作成のスピードが速い、遅い、といった評価は、打ち込みの速度によって大きく左右されると言われるんですよ!例を挙げると、取引先名・商品名・担当者名・性別・都道府県等、選択肢が決められている項目については、自分でキーボードによって打つのもよいと思いますが、何度も打ち込まなくてはいけなくなり、時間がかかるところですよね。もっと楽にできたらいいな、と思いませんか?

そんな面倒も、『ドロップダウンリスト』が分かれば、事務作業がぐっと楽になるでしょう!繰り返し打ち込まなくて良いばかりか、関数やほかの操作と組み合わせて利用することで、よりラクになっていくので、これを機会にしっかり覚えて、使いこなせるようになっていきましょう!

ドロップダウンリストってExcelでどう利用するの?何がラクなの?

このように言ってしまうと、あれも知りたい!これも知りたい!となってしまうところですが、何事も基礎を押さえることが第一です。まずは、どのような場面で使われるものなのか、どうやって作るのかをお伝えしていきたいと思います。

例えば、自社が取引している企業として(宮城商事、横浜物産、新宿興業、青森産業、弘前商会)の5件があり、売上表に売上先の企業も記録していきたい、という場合、従来であれば、それぞれの企業名を打ち込まなければいけません。出てくるたびに、毎回『宮城商事』と打つ羽目になり、とても手間になりますよね。また、打ち間違いがあったりすると、そのあとフィルター操作などで絞り込むなどして分析に使いたい場合、正しく結果が出ないことがあります。

売上表の売上先の企業リストを記録

ですが、先に企業名をリストに設定しておけば、マウスの操作だけで、キーボードを使わずにデータを入れていくことができます。このように、入れるデータのパターンが定まっている場合、大きく手間を省くことができるようになります。打ち間違いの可能性も0になりますので一石二鳥ですね!

企業名をリストに設定しておけば、マウスの操作だけで、キーボードを使わずにデータを入れていくことができます

作成の仕方は様々ありますが、ここでは、最も手軽に覚えることができる2つのやり方をお伝えしていきます。

Excelでドロップダウンリストは手軽に作れる!基本の2つのやり方教えます

まずは、項目を直接打ち込みながらリストを作成するやり方です。

①『データ』タブから『データの入力規則』を選択し、ダイアログボックスが出てきたら、『データの種類』を『リスト』に変えます。その後、『元の値』の欄に、『宮城商事,横浜物産,新宿興業,青森産業,弘前商会』のように打ち込み、OKボタンを押してみて下さい。この時、各企業名を区切る記号は半角のカンマ『,』で、違う記号を使えば正しく登録できないことがあるので注意して下さいね!

入力規則のリストでリストになる項目を半角カンマで区切って入力していく

次は、項目を先に別の場所に打ち込んでおいてからリストを作るやり方です。

②まずは、企業名(宮城商事、横浜物産、新宿興業、青森産業、弘前商会)を縦方向に入れておきます。基本的には同じシート上の少し離れた所で構いませんが、リストが見えていて気になるので、見えないように隠しておきたい、という時は、新しいシートに企業名を入れておき、そのシート上で右クリック→『シートの非表示』を選択すると、シートが非表示になり、気にならなくなりますよ。

企業名を縦方向に入力します。

①の場合と同じく、『データの種類』まで設定したら、『元の値』欄の右側にある矢印のボタンを押し、入れておいた範囲を設定して、OKを押します。

『元の値』に先ほど作成したリストのセル範囲を選択します

二つのやり方のどちらを使っても、設定後には▼のマークが表示され、リストから選べるようになります。

リストから選べるようになります

ドロップダウンリストをExcelでラクに使える応用ワザ

少しだけ頑張って覚えれば、お仕事が効率化できて、間違いもなくすことができることが分かって頂けたかと思います。次は、誰でも直ぐに有効活用できる、ちょっと応用的な操作をお伝えします!

ドロップダウンリストは確かに良い操作なのですが、設定されていることを知らずにキーボードを使ってしまうかもしれません。ドロップダウンリストが使用されている企業名のセルにキーボードから文字を打とうとすると、エラーのダイアログボックスが表示され、打ち込んだ内容は反映されないようになっています。リストに登録した企業名が選択出来るだけで、打ち込みができなくなっていますが、これは、ドロップダウンリストを設定していることが大きな原因です。

キーボードから文字を打とうとすると、エラーのダイアログボックスが表示

『データの入力規則』の『エラーメッセージ』タブを開き、『タイトル』とその下の欄を編集してみれば、エラーが出た際に表示する内容をカスタマイズすることが可能です。例えば、『リストから企業名を選択して下さい。』などと書いておけば、パソコンやExcelがあまり得意ではない、という方がエラーを見てびっくりするのを防いでくれるかもしれません。

エラーが出た際に表示する内容をカスタマイズすることが可能です。

エラーの表示は停止、注意、情報の3段階に分かれていますので、重要度に応じてメッセージのアレンジも可能です。この機会にぜひマスターしてみましょう!

ドロップダウンリストを使いこなすExcelの基本と応用テクニック まとめ

ここでは、Excelでデータ入力をする際に、さらに楽にできるワザをお伝えしました。これに限らず、書類を作る時に感じる様々な不便は、ちょっとした操作を知っているだけで、直ぐに解決できてしまうものなのです。

新しいことを覚える手間と、面倒なことをやり続ける手間でれば、新しいことを覚えた方が絶対にお得!しっかり覚えて、今後の業務などに生かして下さいね!少しでもお仕事の効率化や時短につながれば幸いです。

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