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エクセル(Excel)のブック共有はこんな時に使える!

最終更新日:2020.01.16

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「エクセル(Excel)」のタイトルバーって注意して見る癖ついていますか?「Excel(エクセル)」に付けられてタイトル(題名)だけでなく、ん?と思うようなメッセージが出ていること、あります。ブック共有ではタイトルバー後方にタイトル名+[共有]と表示が追加されます。

仕事ではそういう「ん?」と思うところがあとで問題になったり困った処理事項の解決の糸口になったりするので面白いです。これから「Excel(エクセル)」を使っていこうと予定しているひと・現在進行形でExcel(エクセル)と仕事で向き合っているひとに向けて業務改善スキルのヒントをひとつ提供します。「Excel」の[共有]、さてどんなプロブレム解決の糸口になるでしょうか。

ブック[共有]から始める「できないこと」解決

プロブレム解決手段として、ブック[共有]の設定をやってみましょう。お使いのパソコンで試しに適当なExcelデータを用意してください。無理であればA1のセルに4月、B1のセルに5月と文字を入力して名前を付けて(Excelのタイトルはブック共有練習データとわかりやすい名前にするといいです)保存します。

[共有]は名前を付けて1度保存されたものでないとできない仕様です。自分で使っている適当なデータも同様ですから1度名前を付けた保存されたデータにしてください。「校閲」→「ブックの共有」→複数のユーザーによる同時編集と、ブックの結合を許可する(A)の前方に「レ」のようなチェックを付ける→OK→OKの手順です。最後のOKは「この操作を行うと、ブックはいったん保存されます。よろしいですか?」というポップアップメッセージに対するOKです。いったん保存が求められるのが[共有]機能なんですね。

ブック「共有」の設定

いったん保存する理由・ブック[共有]は履歴がとれる便利!

踏み込んで、さらにExcelブックにおける[共有]を深めて行きます。「校閲」タブの右側に「変更履歴の記録」文字がありますがわかりますか?ボタンになっているのでクリックすると踏み込んだ設定ができます。ドロップダウンされた2つの項目がでてきます。上側の「変更箇所の表示」を選び、ポップアップウィンドウに表示された内容を確認します。変更者がすべてのユーザーになっていると思います。OKで閉じます。

変更履歴の記録と変更箇所の表示

自分で使っている適当なデータを使用している人は任意のセルに入力された文字や数字を別の内容に変えてください。A1のセルに4月、B1のセルに5月と文字を入力したひとは4月を6月に上書き入力しなおします。
再入力したセルの左上隅に三角形の色がつきます。これはコメントとは違います。コメントはセルというマス目の右上隅に赤色で三角形に印がでます。見た目は違いますが限りなくコメントに類似したものだとわたしは認識しています。A1のセルに4月と入力したところに上書きで6月と入力した場所にポインタをホバーします。6月と入力したA1のセルには「○○○(○はユーザー名の代わりです)、201○/○/○(○は西暦の日付を表す数字の代わりです) ○:○(ここの○は時刻):セルA1の4月が6月に変更されました」と吹き出しの中に表示されています。

変更履歴が吹き出しの中に表示されています

エクセル(Excel)のブック共有はこの場面で使ってみた

わたしがこの設定を使った場面をご紹介!大量の年賀状送付リストをExcelで管理していた時。年始の大体4日には宛先不明などの理由でポストに返送された年賀状が届いています。その宛先不明などを見てExcel(エクセル)ブックで管理している取引企業様の郵便番号、所在地、担当者、担当者役職を入力されている文字データと照合していました。ひとりでは量があまりにも多いものでしたが、こういう事はすぐに対処した方がいいので(だって後でやらないことって多いですよね…)当日中に住所情報を更新したい時に、ブック[共有]設定をして隣の席の同僚にも照合とデータ修正をお願いしました。

ブックの共有と変更履歴

同時に入力でき、セルにあるデータをDeleteしたことや一部削除の入力履歴も残るので隣の席の同僚とお互いに言葉でどう修正したかを確認しなくても、Excelブックの[共有]履歴を見れば内容がわかります。隣の席の同僚と修正箇所を照合するときも、最終修正箇所を変更で確定するか元に戻すかを決める「変更箇所の確認」もさらに取り入れるとプロブレム解決が早まります。変更箇所の履歴リストを見ながら年賀状を手元に置いて「すべて反映する」、履歴リスト個別に「反映する」をチョイスできます。Excel機能「すべて反映しない」選択肢もあり、取捨選択可です。Excelの優秀な機能と自分の目視で検査で、年賀状の住所チェックというジョブを短時間ででき仕事の生産性をブラッシュアップすることができます。

ドロップダウンリストを使いこなすExcelの基本と応用テクニック まとめ

ここでは、Excelでデータ入力をする際に、さらに楽にできるワザをお伝えしました。これに限らず、書類を作る時に感じる様々な不便は、ちょっとした操作を知っているだけで、直ぐに解決できてしまうものなのです。
新しいことを覚える手間と、面倒なことをやり続ける手間でれば、新しいことを覚えた方が絶対にお得!しっかり覚えて、今後の業務などに生かして下さいね!少しでもお仕事の効率化や時短につながれば幸いです。

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