ExcelからPDFへの変換はソフトを使わずに簡単にできる!

ExcelからPDFへの変換はソフトを使わずに簡単にできる!

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2020.01.17 MOS

仕事上または日常において、エクセルで作ったファイルをメールに添付して送ったら、相手から『PDFで送ってください』との返信が…。当たり前のように言われたので、『わかりました!』と、さも当たり前のように返事をしたものの、、、今さら聞けない、困った!どうやってPDFにするの?何か特別な変換用のツールが必要なの?というか、そもそもPDFって何!?と慌ててこっそり検索しているあなたへ!

エクセルで作成したデータファイルをPDF形式に変換過程をお伝えいたします。ややこしい操作も特別な変換ツールも必要ありません。これを読み終えるころにはすっきりとした顔で『PDFで送りますね!』とあなたも使いこなしているはずです。

ExcelからPDFへの変換はソフトを使わずに簡単にできる! ~PDFとは?~

ここでは、PDFのメリットや特徴について触れています。
PDFとは、Portable Document Formatの頭文字を取って短縮したもので、文書形式の一種です。文書を正確、忠実に表現し交換するために開発されたファイル形式です。

PDF形式の最大級の利点は、作成者と相手方が同じレイアウトで閲覧できることです。
例えば、エクセルで作成したファイルをそのまま送った場合、相手のパソコンにエクセルが入っていなければ開けませんし、双方のバージョンに違いがあると大きくレイアウトが崩れてしまうこともあります。

しかしPDF形式に助けてもらいましょう。そんな煩わしい問題は起きません。相手がタブレットや、スマートフォンでも見る場合でも、ほぼ同じような表示で見ることができます。

また、PDFは加工することができないので、誤操作などで編集されない、もしくはデータを改ざんされない、という点も大きなメリットと言えます。
見栄えが綺麗で見やすいという特徴もあり、インターネット上で公開されている商品カタログ・取扱説明書、申請書や利用明細書などにもよく利用されています。

PDFのメリットや特徴をなんとなく理解したところで、いよいよ次はエクセルファイルをPDF化する方法を簡単、かつ分かりやすくご説明していきますよ。

ExcelからPDFへの変換はソフトを使わずに簡単にできる! ~基本編~

さあ、それではPDF形式に変換する方法を2つご紹介します。操作方法はエクセル2016で説明いたしますが、エクセル2010以降ならば、操作方法は同じです。

〈その1〉[名前をつけて保存]コマンドからPDF形式に変換

[名前をつけて保存]コマンドからPDF形式に変換

  1. PDF形式に変換するファイルを開く。
  2. [ファイル]タブ→[名前を付けて保存]を選ぶ。
  3. 保存先を選択。
  4. [名前を付けて保存]ダイアログボック表示。
  5. [ファイルの種類]のプルダウンリストを開き(右の一番端にある下向きの三角のマークをクリック)、[PDF(*.pdf)]を選ぶ。
  6. [保存]をクリック。

おめでとうございます!
これで開いているシートをPDFの形式で保存することができました!
続きまして、2つ目の方法をお伝えいたします。

〈その2〉[エクスポート]コマンドからPDF形式に変換

[エクスポート]コマンドからPDF形式に変換

  1. PDF形式に変換するファイルを開く。
  2. [ファイル]タブをクリック、[エクスポート]をクリック。
  3. [PDF/XPSドキュメントの作成]をクリック。
  4. [ファイルの種類]で[PDF(*.pdf)]が選択されている状態。
  5. [発行]クリック。

こちらの方法も難なくクリアですね!
無事にPDF形式で保存されているはずです。

ExcelからPDFへの変換はソフトを使わずに簡単にできる!まとめ

PDFとは?から始まり、基本的な変換方法や便利な使い方を紹介して参りましたが、いかがでしたでしょうか?
密かに『PDFって一体何!?』と思っていたあなたも、きっとグッとPDFとの距離が縮まったことと思います。今からは余裕の表情で使いこなせますね!

 紙面をデータ化してあらゆるコンピューター等で同じように見られるPDFは、様々なシーンで幅広く使われる非常に便利なファイル形式です。ここで習得したスキルを活かしてどんどん活用しましょう。
 ここでは2010以降のバージョンでの手順をお伝えしてきましたが、2007はマイクロソフトからプラグインをダウンロードすれば上記と同様の方法で変換できます。2003以前はフリーソフト「PrimoPDF」の使用をお勧めします。

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