VLOOKUP関数の活用

ExcelのVLOOKUP関数の解説!引数の指定の仕方と使い方をマスターしよう!

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2020.03.25 MOS

さて皆さん、Excel(エクセル)のVLOOKUP(ブイルックアップ)という関数をご存じですか?Excelの関数もたくさんありますが、普段使って行く中で覚えておきたい関数ランキングの中で上位であろう関数がVLOOKUP関数でないかと思っています。作成した表の中からデータを自動で抜き出してくれるので覚えるといろいろな場面で活躍できる関数となっていますよ。しかし、この関数を使おうと思った時によく出て来るのが、引数で何を指定するのか分からないという事です。VLOOKUP関数は便利ではありますが、引数の指定の仕方を正しくするのが大切ですし、関数で使用する際の表の形式も正しい物になっていなければエラーになってしまう訳なんです。そこでVLOOKUP関数の引数の指定の方法についてとリストの作り方などの注意すべき点など紹介します。
VLOOKUP関数の詳しい説明の動画はこちら↓↓

 

 

VLOOKUP関数ってExcelでどんな時に活用するか覚えよう!

便利なExcelの関数のVLOOKUPですが、どの様にして使われるのでしょうか?例えばExcelで社員名簿を作成したとします(下図参照)

 

VLOOKUP関数の活用

 

ここから右の表の様に社員名や住所を必要とした場合、社員名簿を見ると、『社員No』で氏名は分かるので、入力する時にも『社員No』を書いたら勝手に『氏名』や『住所』が入ってくれると楽ですよね。こういった時にVLOOKUPが活躍する訳なんですね。今回は分かりやすく同じExcelのシートの中に名簿と指示したデータを抜き出す場所を書き込みましたが、他のシートからでも抜き出すことは可能です。
まずはこういった使用場面としっかりとイメージしておきましょう!

VLOOKUP関数の引数と記入方法について確認しよう

次にVLOOKUPの引数がどうなっているのかを掴んでおこう!
『=VLOOKUP(“検索値”,“範囲”,“列番号”,“検索方法”)』

  • 引数は4つ指定が必要になります。
  • 最初の引数である検索値では、抜き出すデータを判断する数値を書き込むセルを指示します
  • 2番目引数である範囲では、データのリストの範囲を指示します
  • 3番目の引数である列番号では、指示したリストの中で抜き出すデータが何列目か指示します
  • 最後の引数である検索値では、『TRUE』『FALSE』を指示します

引数の関数指定の仕方を文章で表現すると上記の感じになりますよ。では引数の指示を間違いえないようにしないといけませんよね。活用例も紹介しますので、どこの引数で何を指示しているのかを見る様にしてください。

VLOOKUP関数を使いたい時の注意点を理解!

実は今回のVLOOKUPについては、『使いたくてもうまくいかない』と言われやすいExcelの関数のトップでもあります。理由の中では上記で紹介した引数が原因で『引数が多いので何を指示するか分からない』と言った内容の事が挙がってきます。そしてもう1つ、引数は理解したけれども関数がエラーになるという場合は、リストの形が間違っているという事が原因として挙げられます。VLOOKUP関数には使う為の条件があります。その1つに『リストの形』があります。リストの一番左はじがポイントで、ここが『検索値』として指示するデータが書き込まれている状態でなければ、VLOOKUP関数ができないと成り兼ねません。
下図の例では、『社員No』を検索値にする時にはOK!『郵便番号』を検索値にしたければ、このままでは出来ないという事になります。

 

VLOOKUP関数の活用

 
実際の活用してみるので、どうやって行くのか流れをおさえて行きましょう!

【Excelで関数の活用】VLOOKUP関数を使いこなせる様に流れを掴もう!

では実際にVLOOKUP関数で、Excelのリストからデータを抜き出すという事をやってみましょう。上記で記載した通り、『社員No』と『郵便番号』を検索値にした時の動きをやってみます。どんな形でVLOOKUPを書いているのかチェックしてコツを掴もう!

【Excel 関数 活用編①】関数のVLOOKUPで『番号』を引数にして名前のデータを抜き出す!

まずは『社員No』から指名を取り出してみましょう。初めに取り出したい『社員No』を書いておいています。ここから『氏名』を取り出します。

 

社員名簿から抜き出し

 

1.氏名の部分に関数を書き込みます。『=VLOOKUP(』まで書き込んでおきます。

 

関数を書きました。

 

2.引数を指示して行きます。
最初の検索値の部分の引数でセルの『G8』を指定。
2つ目の範囲でリスト部分に当たるセルの『A1からE6』を指定。
3つ目の列番号で氏名がある2列目を指定するので『2』と指定。
最後に『FALSE』を指定。『FALSE』は完全一致の検索という事になるので、検索値の『社員No』の部分い完全に一致されたデータだけを取り出すと言う事になります。

 

VLOOKUPの4つの引数を指定

 

3.関数を確定させて結果を見ましょう!氏名が出ましたね。

 

氏名が取り出せました。

 

ちなみに住所に関しては、列番号の部分を『5』にすれば出来ちゃいますね。

 

住所を取り出します
Excelに書いた関数の結果としては『=VLOOKUP(G2,A1:E6,5,FALSE)』となる訳ですね。

 

VLOOKUPで取り出せました。

 

【Excel 関数 活用編②】VLOOKUPでリストの『住所』を抜き出してみる!

基本の形はやりましたね。では『郵便番号』を利用して『住所』を取り出してみましょう!この場合の注目点はリストの指示の仕方になります。郵便番号が左はじに来るように指定するので、D列とE列を指示する感じになります。チェックしてみましょう!

1.住所の部分に関数を書き込みます。『=VLOOKUP(』まで書き込んでおきます。

 

VLOOKUPをかきました

 

2.引数を指示して行きます。
最初の検索値の部分の引数でセルの『G6』を指定。
2つ目の範囲でリスト部分に当たるセルの『D1からE6』を指定。
3つ目の列番号で氏名がある2列目を指定するので『2』と指定。
最後に『FALSE』を指定。『FALSE』は完全一致の検索という事になるので、検索値の『社員No』の部分い完全に一致されたデータだけを取り出すと言う事になります。

 

引数を指定しました。

 

3.関数を確定させて結果を見ましょう!住所が出ましたね。

 

住所が出せました。

 

リスト部分を『D1』からにしてしまう事で、郵便番号が左はじに来るのでVLOOKUPがちゃんと動くという事になります。

【Excelの関数の応用】VLOOKUP関数のエラーを出さない様にしよう!

基本的な動きについては紹介しました。引数の指定がVLOOKUPのコツになる事は掴めましたか?さて、この関数ですが検索値に数値が入っていないとどうなるかと言うと『#N/A』(ノン・アプリカブル)というエラーになってしまいます。検索値が無いと動けないですからね。(下図参照)

 

検索値が無いとエラーになります

 

そんな時にはIFやIFERRORと組み合わせの活用によってエラー文字を非表示に出来ます。VLOOKUPには欠かせないやり方でもあるので、まとめて覚えてしまいましょう!

【Excel 関数 応用編①】VLOOKUPとIFでエラーを表示させない

エラーを出させない様にするにはどうすればいいでしょうか?検索値の部分が『空白』『空欄』の状態の時にはそのままにして、数値が入ったらVLOOKUPを動くようにIF関数で制御すると良い訳なんです。
これを踏まえて関数を作りましょう!

1.氏名の部分にIFを書きます。空欄の時は空欄にするので『=IF(G9=“”, “”, 』となります。これでExcelの社員番号部分が空欄の時は空欄表示に出来ます。

 

イフ関数を書きました。

 

2.偽の場合の動き部分がVLOOKUP関数となります。『VLOOKUP(G9, A1:E6, 2, FALSE)』になりますよね。

 

VLOOKUPをかきました

 

3.Excelの数式バー部分で内容をチェックしましょう!
『=IF(G9=“”, “”, VLOOKUP(G8, A1:E6, 2, FALSE))』になっていれば正解!確定させて結果を見ましょう!

 

関数をチェックしました。

 

検索値が空欄の時はそのままで、数値が入ればしっかりと動きますね。

 

数値が入れば動きます

 

【Excel 関数 応用編②】VLOOKUPでIFERRORでエラーを表示させない!

エラーを出させない様にするやり方がもう1つあります。それがIFERRORも合わせて活用するやり方です。この場合はエラー文字を別の文字に置き換える事が出来る様になります。やってみましょう!

1.氏名の部分にIFERRORを書きます。『=IFERROR( 』まで書き込んでおきましょう!

 

イフエラーを書きました。

 

2.初めの引数が計算式になるので、『VLOOKUP(G10, A1:E6, 2, FALSE)』になり、2番目がエラー時に代わりに表示する文字なので、空欄になる『“”』を書き込みましょう!

 

VLOOKUPをかきました

 

関数をチェックします

 

3.Excelの数式バー部分で内容をチェックしましょう!
『=IFERROR(VLOOKUP(G8, A1:E6, 2, FALSE), “”))』になっていれば正解!確定させて結果を見ましょう!

 

完成しました。

 

 

数値を入れると表示されます。

 

この場合、間違えて社員番号を入力した場合のエラーも表示されなくなります。間違った時はエラーを出したい時にはIFの方を使う、とにかくエラーを表示させない時はIFERRORを使うという事で使い分けて行って下さいね。

 

エラーは表示されません

 

ExcelのVLOOKUP関数の解説!引数の指定の仕方と使い方をマスターしよう|【まとめ】

Excel(エクセル)で使用されやすい関数の上位でもある『VLOOKUP』についてやり方をいろいろと紹介しましたが、コツは掴めたでしょうか?VLOOKUPが出来ないとなった時の理由は、『引数が違う』か『リストが違う』となる場合が多いです。今回はどちらのパターンもやってみたのでどんな指示だったかに気を付けて活用しておきましょうね。
また、最後に紹介している『IF』『IFERROR』と組み合わせて使うというのも、よく出て来る手法です。どっちと組み合わせるかでも変わってきますので、ここでも使い分け出来る様にしておいてくださいね。
Excelで表を作成してデータを操作する事は多くあります。今回のような関数をしっかりと使って効率アップさせて行きましょう!

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