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Wordの資格だけじゃダメ!実践文書作成のポイント

最終更新日:2017.07.10

Word(ワード)文書処理技能認定試験

資格をとったはいいものの、実際に自分で文書を作成できない!!そんな時は文書作成のコツを聞いてください!

Wordやエクセルの資格取得方法と、実際に文書を作成するのは違うんです!

Excel(エクセル)表計算処理技能認定試験

ソフトキャンパスでの受講の理由は『スキルアップ』や『資格取得』がほとんどです。

試験対策講座は、試験に合格するための練習は行いますが、書類作成のコツの説明は基本的に小ネタ程度で、受講生も試験に合格することに必死なので、忘れてしまう方も少なくありません。Microsoft Office Specialist試験(MOS試験)を例にあげると、数多くのアイコンの使い方は学びますが、それがどこでどのように使用されるか、身につかないまま終わる方もいるのです。

稀にパソコンなどが得意で、一つのことをお伝えするとすぐに理解して応用できる方もいますが、たいていの方は操作を覚えること、試験に合格することを重要視してしまい、余計な情報は頭に残らない、ということになるのです。

実際に作成しようと思うと手が止まってしまう!文書作成を上達させるには

文書作成を効率よく出来るようにするには、WordやExcel、PowerPointで出来ることを知ることも大切ですが、その機能をどのように活かせるのかを知ることが重要です。

また、画面で見て大丈夫だと思っていても、実際に印刷をすると違って見えることもよくあります。

まずは文書作成に慣れていきましょう。慣れるには作ってみることが大切になります。見本を見て真似をして作っていきましょう。Word(ワード)であれば、箇条書きをつけてみたり、インデントや均等割り付けの設定をするなど、よく使用する機能を多用して作っていくことが重要です。

面倒だから、という理由で機能を使わないで作成していくと、いつまでたっても覚えていきません。最初からしっかりと丁寧に作っていくようにしましょう。

文書作成のコツがつかめたら、内容もしっかり考えていきましょう

実際の業務では以前に作ってあるひな型を利用してリメイクして作っていくことが多いでしょう。最初はそれでも大丈夫ですが、そのうち、長く勤めていくことによりそれでは対処できないときが来ます。文書を上手に作っていくには、伝わる文章を作っていく必要があります。

要は「見る人のことを考えて作っていく」のです。

わかりやすく、正確で、簡潔に書かれている文書は目を引くものです。せっかく作り上げた文書も、見てもらえないと意味がありません。わかりやすい文章をしっかりと練り上げ、構成を考えて作成していきましょう。

細かいところも手を抜かない!半角・全角や語尾、表現の統一をしていきましょう!

細かいところにまで目が行きにくいものです。でも、きれいな文書を作成するときは、そういった部分までチェックをする必要があります。

例えば、数字。最初は半角で入力していたのに、後半になったらいきなり全角になっているといったことは少なくありません。また、『コンピュータ』と書いてあったり『コンピューター』と語尾を伸ばしてみたり。こういう部分は意外と目につくものです。

でも自分でこういった間違いを見つけることは難しいものです。そんな時は、『スペルチェックと文書校正』の機能を使いましょう。

これは、『コンピュータ』と『コンピューター』のような、表記ゆれを探してくれたり、いわゆる『ら抜き言葉』なども見つけてくれます。さらに、単語のスペルもチェックしてくれるのです。知っているととても便利な機能なので、どんどん使っていきましょう。

知っていても使えないと意味がない!ソフトキャンパスの文書作成講座でカバーしよう!

mosのワード&エクセル資格&実践マンツーマン

ソフトキャンパスの資格取得講座でも、各種機能の説明をしながら授業は進んでいくのですが、最初に伝えた通り、合格に至ってもなかなか習得までには至りません。パソコンに慣れている方であれば、自分で使いながら思い出すのですが、就職のためにひとまず資格を取りたいという方は、なかなかそこまで余裕がないのが現実です。

だからこそ、実際に文書を作成して覚えていくというのが一番の近道です。実際に作るといっても、一人で実践レベルの文書を作成するのは難しいですよね。

そんな時は、ソフトキャンパスのビジネス文書実践講座を受講してみてください。

ワードやエクセル、パワーポイントといった各種文書を実際に作りながら、実践レベルでOfficeソフトを習得できます。この講座は事務職に就いている方も『もっと便利に作りたい』と、実際に仕事で使用しているひな型をもって受講している方も多いです。オフィスソフトの企業研修・社員研修でも人気の研修内容です。

一歩進んだ関数の使い方や、マクロの作り方、プレゼン資料の効果的な使い方等、どんな些細なことでも構いません。ソフトキャンパスの講師陣は資格を保有しているだけではなく、業務の中でOfficeソフトを使いこなしているスペシャリストです。

初心者でもわかりやすく簡単できれいな文書の作り方が分かりますし、上級者にも納得いただける文書作成のコツを伝授いたします。ソフトキャンパスの隠された名講座、ビジネス文書作成講座を受講して、文書作成のプロになりましょう!

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